Guía práctica para calcular el aforo en oficinas

Medir la eficiencia de uso y ocupación en oficinas es un tema de interés para cualquier empresa, tanto en términos de seguridad, como también de productividad.

El cálculo de ocupación de oficinas nos permite asignar una distribución óptima de los empleados, aprovechar zonas comunes disponibles para reuniones internas y con clientes, así como programar mejor el uso de espacios como un comedor o una cafetería.

Desde Foot Analytics te detallamos a continuación cómo calcular el aforo de un espacio de oficinas, así como también qué ventajas te ofrece en este sentido la implementación de software actual.

Pasos clave para calcular el aforo en ambientes de oficina

Los datos de presencialidad  en oficinas nos permite garantizar un espacio de trabajo seguro, agradable, productivo y eficiente.

Para llegar a esta meta, antes tenemos que realizar unos pasos clave, que nos servirán para delimitar el aforo disponible y adoptar las estrategias apropiadas:

• Conocer la normativa vigente sobre aforo de espacios.
• Identificar los valores de densidad de ocupación según el código técnico.
• Identificar el uso previsto para cada tipo de zona de la oficina.
• Delimitar las zonas y el tipo de actividad que se da en cada una de ellas.
• Asociar la ocupación en base a los datos anteriores (m2/persona).
• Sumar todos los valores.

Cómo calcular el aforo de una oficina por metros cuadrados

Teniendo en cuenta los indicadores descritos, está claro que el espacio disponible es importante, pero no podemos plantearnos cómo calcular el aforo por metros cuadrados en una oficina de manera uniforme.

Cada espacio en la oficina puede tener un aforo distinto y, en cada área, es posible hacer muchas distinciones. Si tiene restaurante, por ejemplo, hay que diferenciar aforo sentado y de pie, zona de vestíbulo, zona para los aseos, pasillos, el área de cocina y el cuarto de instalaciones.

Lo que se realiza en el cálculo de ocupación de oficinas es identificar el aforo asociado a los metros cuadrados disponibles para cada espacio, según la actividad o uso que se le asocie.

La suma de todos los aforos máximos por cada espacio de trabajo será la cantidad total de aforo que tenga la oficina.

Uso de software para el cálculo del aforo en grandes empresas

Saber cómo calcular el aforo en oficinas no hace la tarea más fácil. Incluso en unas pequeñas instalaciones, el cálculo sobre los valores oficiales de densidad de ocupación puede ser complejo.

Existen calculadoras de aforo online y aplicaciones móviles, que simplifican el proceso y permiten hacer un cálculo bastante aproximado de manera muy rápida.

Sin embargo, en cuestiones de aforo es preferible buscar la mayor precisión posible, para lo que recomendamos el uso de software especializado, sobre todo si hablamos de grandes empresas con muchos espacios de diversa tipología.

Implementación de software para estimar la ocupación de oficinas

Una de las grandes ventajas del software de Foot Analytics para la estimación de la ocupación en oficinas es la posibilidad de implementarlo sin necesidad de desplegar sensores, sin inversiones ni instalaciones, usando la red wifi y a desplegada por el cliente. 

En Foot Analytics facilitamos una plataforma SaaS con la que los gestores responsables de la oficina pueden obtener todos los datos de ocupación en tiempo real, definir predicciones de aforo y tomar las decisiones oportunas en base a esta información.

Adicionalmente, la plataforma se puede integrar con la app de reserva y gestión de espacios que tenga la empresa  con la que pueden ver, entre otras cosas, la densidad de aforo en cada espacio de trabajo.

Determinación del ratio de ocupación de oficinas: Técnicas y herramientas

Conocer el ratio de ocupación de una oficina nos ofrece grandes oportunidades para optimizarlo todo lo posible.

Para ello disponemos de técnicas y herramientas vinculadas a nuestro software de gestión de espacios iKnos Corporate, con las que es posible obtener y gestionar información como la siguiente:

• Identificar los escritorios, salas necesarias y resto de espacios colaborativos.
• Definir patrones de uso detallados por departamento o área, para crear las sinergias de trabajo más apropiadas.
• Entender el comportamiento de los usuarios para anticiparse a la demanda de espacios y para optimizar servicios como restauración, disponibilidad de salas, etc.
• Conocer la experiencia de los empleados en base a su comportamiento en la oficina, con comparativa de indicadores normalizados como densidad por m2, uso del espacio y tiempo disponible, tiempo de saturación, etc.

Esta información, al mismo tiempo, nos permitirá trazar acciones basadas en datos a tiempo real, para optimizar el aforo en los espacios de una manera eficiente, productiva y segura. Algunas de las funciones adicionales que podemos aprovechar con nuestro software son las siguientes:

• Smart Occupancy: ofrece notificaciones de aforo y de tiempo de espera a los espacios congestionados.
• Smart Cleaning: permite programar la limpieza basada en el uso actual de los espacios.
• Smart Clima: para optimizar el aire frío y caliente en base a la presencia a tiempo real y también a la predicción futura de aforo.
• Hospitality: consiste en obtener seguimiento y alertas de visitas programadas.