Guia pràctica per a calcular l’aforament a les oficines

Mesurar l’eficiència d’ús i ocupació a les oficines és una qüestió d’interès per a qualsevol empresa, tant en termes de seguretat com de productivitat.

El càlcul d’ocupació de les oficines ens permet assignar una distribució òptima dels empleats, aprofitar zones comunes disponibles per a reunions internes i amb clients i programar millor l’ús d’espais com un menjador o una cafeteria.

Des de Foot Analytics et detallem tot seguit com es pot calcular l’aforament d’un espai d’oficines, a més dels avantatges que ofereix la implementació del programari actual en aquest sentit.

Passos clau per a calcular l’aforament en ambients d’oficina

Les dades de presencialitat a les oficines ens permeten garantir un espai de treball segur, agradable, productiu i eficient.

Per a arribar a aquesta meta, abans hem de fer uns passos clau, que ens serviran per a delimitar l’aforament disponible i adoptar les estratègies apropiades:

• Conèixer la normativa vigent sobre aforament d’espais.
• Identificar els valors de densitat d’ocupació segons el codi tècnic.
• Identificar l’ús previst per a cada tipus de zona de l’oficina.
• Delimitar les zones i el tipus d’activitat que hi ha en cadascuna.
• Associar l’ocupació segons les dades anteriors (m²/persona).
• Sumar tots els valors.

Com es calcula l’aforament d’una oficina per metres quadrats

Tenint en compte els indicadors descrits, és evident que l’espai disponible és important, però no ens podem plantejar com es calcula l’aforament per metres quadrats en una oficina de manera uniforme.

Cada espai a l’oficina pot tenir un aforament diferent, i en cada àrea es poden fer moltes distincions.

El que es fa en el càlcul d’ocupació d’oficines és identificar l’aforament associat als metres quadrats disponibles per a cada espai, segons l’activitat o l’ús que s’hi associï.

La suma de tots els aforaments màxims per cada espai de treball serà la quantitat total de capacitat que tingui l’oficina.

Ús de programari per al càlcul de l’aforament en grans empreses

Saber com es calcula l’aforament a les oficines no fa la feina més fàcil. Fins i tot en unes instal·lacions petites, el càlcul sobre els valors oficials de densitat d’ocupació pot ser complex.

Hi ha calculadores d’aforament en línia i aplicacions mòbils, que simplifiquen el procés i permeten fer un càlcul força aproximat de manera molt ràpida.

No obstant això, en qüestions d’aforament és preferible buscar la màxima precisió possible, per a la qual cosa recomanem fer servir un programari especialitzat, sobretot si parlem de grans empreses amb molts espais de diversa tipologia.

Implementació de programari per a estimar l’ocupació d’oficines

Un dels grans avantatges del programari de Foot Analytics per a estimar l’ocupació d’oficines és la possibilitat d’implementar-lo sense necessitat de desplegar sensors, sense inversions ni instal·lacions, fent servir només la xarxa de wifi ja desplegada pel client.

A Foot Analytics facilitem una plataforma SaaS que permet que els gestors responsables de l’oficina puguin obtenir totes les dades d’ocupació en temps real, definir prediccions d’aforament i prendre les decisions oportunes a partir d’aquesta informació.

Addicionalment, la plataforma es pot integrar amb l’app de reserva i gestió d’espais que tingui l’empresa, amb la qual poden veure, entre d’altres, la densitat d’aforament en cada espai de treball.

Determinació de la ràtio d’ocupació d’oficines: tècniques i eines

Conèixer la ràtio d’ocupació d’una oficina ens ofereix grans oportunitats per a optimitzar-ho tant com puguem.

Amb aquesta finalitat, disposem de tècniques i eines vinculades al nostre programari de gestió d’espais iKnos Corporate, amb les quals es pot obtenir informació com la següent i poder gestionar-la:

• Identificar els escriptoris, les sales necessàries i la resta d’espais col·laboratius.
• Definir patrons d’ús detallats per departament o àrea, a fi de crear les sinergies de treball més apropiades.
• Entendre el comportament dels usuaris per avançar-se a la demanda d’espais i per optimitzar serveis com ara restauració, disponibilitat de sales, etc.
• Conèixer l’experiència dels empleats a partir del seu comportament a l’oficina, amb comparativa d’indicadors normalitzats com a densitat per m², l’ús de l’espai i el temps disponible, el temps de saturació, etc.

Aquesta informació, alhora, ens permetrà traçar accions basades en dades a temps real, per optimitzar l’aforament als espais d’una manera eficient, productiva i segura. Algunes de les funcions addicionals que podem aprofitar amb el nostre programari són les següents:

• Smart Occupancy: ofereix notificacions d’aforament i temps d’espera als espais congestionats.
• Smart Cleaning: permet programar la neteja basada en l’ús actual dels espais.
• Smart Clima: per optimitzar l’aire fred i calent segons la presència a temps real i també segons la predicció futura d’aforament.
• Hospitality: consisteix a obtenir seguiment i alertes de visites programades.