Implicacions del “hot desking” a les empreses

Els últims anys, l’entorn laboral s’ha transformat de manera considerable. Conceptes com.coworking o teletreball eren fins fa poc innovadors i fins i tot revolucionaris. Avui dia, en canvi, són una constant en moltes empreses.

Hi ha molts més conceptes que troben una via de creixement imparable en les noves necessitats i característiques de les companyies actuals, entre els quals hi ha el de hot desking.

T’expliquem tot el que necessites saber sobre què és el hot desking, quines característiques i avantatges et pot oferir i, sobretot, com pots aprofitar-ho de la millor manera possible a la teva empresa.

Què és el “hot desking”

El hot desking és una metodologia d’espais de treball flexibles, per la qual els professionals no disposen d’un lloc de treball assignat, sinó que el professional tria el lloc de treball per a un dia en concret o unes hores específiques.

Durant aquest temps a l’empresa, al lloc escollit trobareu tot el que necessiteu per a treballar, com una taula i cadira per a poder fer-ho còmodament, i també una connexió a Internet d’acord amb les vostres necessitats.

Quan s’acaba la jornada laboral o el temps reservat per a aquest hot desk, el treballador ha de deixar l’espai tal com l’havia trobat, per tal que un altre membre de l’empresa el pugui reservar per fer-lo servir.

El concepte de hot desking és ideal per a la majoria d’empreses, sobretot per a aquelles basades en un model treball híbrid, ja que permet una gestió millor de l’espai disponible per als empleats els dies que han d’anar presencialment a l’oficina.

Avantatges i desavantatges del hot desking

Aquests són alguns avantatges principals del hot desking:

Afavoreix l’entorn col·laboratiu

El hot desking es basa en un model de treball rotatiu, ja que el professional s’ubica en un espai diferent cada dia. Això pot ser molt convenient per a fomentar el treball en equip.

Algunes vegades pot ser un gran recurs si, per exemple, dos o més professionals treballen juntament en un mateix projecte i aquest dia o període és preferible que estiguin junts per millorar el procés productiu.

Estalvia costos a l’empresa

Amb el hot desking s’eviten els espais buits i s’aprofiten els recursos compartits. Cal tenir en compte, sobretot, que aquest model de treball normalment es compagina amb un mètode híbrid d’assistència. Per tant, l’empresa no ha d’invertir tant en mobiliari i altres elements, el 100% de la plantilla no es troba mai a l’oficina.

Ofereix diversos espais

Si l’empresa aprofita bé aquest sistema de treball, pot orientar la distribució d’espais a ambients diferents, en què es fomentarà la creativitat, la relaxació, la concentració, etc.

La diversitat d‟espais permet als professionals triar aquell que consideri l’òptim per al desenvolupament del seu treball o fins i tot del seu estat d’ànim, i així aconsegueix una conciliació perfecta entre motivació professional i situació personal.

Fomenta una organització individual més gran

Els espais de treball reservats amb hot desking han d’estar sempre ordenats. Tant perquè el nou professional que arribi ho tingui tot a punt per a treballar, com perquè el següent a reservar el lloc el trobi igual.

Això incentiva una disciplina favorable en qualsevol mena de treball i també ajuda a tenir una oficina ordenada i estèticament agradable.

És compatible amb altres models de treball

Com diem, el hot desking és perfecte per a integrar-lo amb un model híbrid, ja que permet que els professionals que hi acudeixen presencialment puguin reservar l’espai idoni segons les necessitats.

Aplicable a diferents espais de treball

El hot desking no es limita a l’espai de treball individual: també es pot aplicar a sales de reunions o fins i tot a espais col·laboratius, perquè tot un equip professional pugui treballar al mateix lloc.

Del hot desking també cal tenir en compte els desavantatges que presenta:

No genera un vincle tan fort entre professional i empresa o entre els companys

La sensació de tenir un espai de treball propi i d’estar gairebé sempre amb els mateixos professionals es perd amb el hot desking.

Per tant, l’empresa ha de fer un esforç extra per fomentar aquesta retenció del treballador i que se senti igual de bé en un espai reservat que en qualsevol altre.

Pot afectar la motivació professional i la productivitat

Si no es treballa per reforçar un ambient creatiu als diferents espais disponibles, al final pot arribar a afectar de manera negativa la inspiració del professional i la seva productivitat.

Integra Foot Analytics per optimitzar la gestió de hot desking a la teva empresa

La plataforma de Foot Analytics analitza els patrons d’ús de cada departament o àrea per optimitzar el nombre d’escriptoris o llocs de treball que es necessita per a cada espai. La decisió clau quan es passa a entorns flexibles és la ràtio de compartició d’escriptori (o sharing ratio), que és el resultat de dividir el nombre d’escriptoris disponibles pel nombre de treballadors assignats.

Pensem, per exemple, en una oficina on hi ha assignats cent empleats i cadascú té un escriptori (cent escriptoris). El que passa sovint en models de treball híbrids és que els cent treballadors no coincideixen mai alhora, de manera que l’oficina sempre té espais lliures, ineficients. Les empreses opten per reduir el nombre de posicions (escriptoris) per optimitzar l’espai, potser reduint la superfície llogada o potser destinant l’espai optimitzat a altres usos més col·laboratius (espais de reunió informal, més sales....). Una sharing ratio de 0,7 significa que hi ha disponibles 70 escriptoris per a 100 empleats, de manera que l’empresa té un 30% de l’espai optimitzable.

Així doncs, la pregunta clau és: quina és la sharing ratio òptima, que garanteix que tots els empleats disposen del seu espai de treball quan van a l’oficina, però que, alhora, optimitza l’eficiència de l’espai de treball?

L’anàlisi del comportament d’usuaris disponible amb Foot Analytics et permetrà anticipar la demanda i definir la ràtio òptima no només d’una oficina concreta, sinó també de les plantes o zones de cada seu, segons els patrons de presència i recurrència observats. Guanyaràs espais destinats a usos col·laboratius, evitaràs zones sense ús i optimitzaràs el temps d’ús dels espais, tot això per millorar tant com sigui possible l’experiència de la plantilla quan va a l’oficina.

Algunes empreses opten per implantar eines de hot desking per gestionar la demanda amb reserva d’espais. Amb Foot Analytics evites la necessitat de disposar d’aplicacions de reserva, perquè coneixes la quantitat de llocs i recursos que necessites en cada espai. De tota manera, si necessites desplegar una eina de reserva, n’hi ha moltes aplicacions disponibles per a aprofitar aquesta metodologia de treball a l’empresa. I el millor de tot és que totes són compatibles amb la plataforma de Foot Analytics. De fet, ajuda a millorar la seva efectivitat!