Implicaciones del hot desking en las empresas

El entorno laboral se ha transformado de manera considerable en los últimos años. Conceptos como coworking o teletrabajo, hasta hace poco eran innovadores e incluso disruptivos. Hoy en día, en cambio, son una constante en muchas empresas.

Hay muchos más conceptos que encuentran un cauce de crecimiento imparable en las nuevas necesidades y características de las compañías actuales, entre ellos se encuentra el de hot desking.

Te contamos todo lo que necesitas saber sobre qué es hot desking, qué características y ventajas puede ofrecerte y, sobre todo, cómo puedes aprovecharlo lo mejor posible en tu empresa.

Qué es el hot desking

El hot desking consiste en una metodología de espacios de trabajo flexibles, por la que los profesionales no disponen de un puesto de trabajo asignado sinó el profesional escoge su puesto de trabajo para un día en concreto o unas horas específicas. 

Durante ese tiempo en la empresa en el puesto elegido encontrará todo lo necesario para trabajar, mesa y silla para poder hacerlo cómodamente, así como una conexión a Internet acorde a sus necesidades.

Cuando termina la jornada laboral o el tiempo reservado para ese hot desk, el empleado debe dejar el espacio tal y como se lo había encontrado, con el fin de que otro miembro de la empresa pueda reservarlo para su uso.

El concepto de hot desking es ideal para la mayoría de empresas, sobre todo para aquellas basadas en un modelo híbrido de trabajo, ya que permite una mejor gestión del espacio disponible para los empleados los días que tienen que acudir presencialmente a la oficina.

Ventajas y desventajas del hot desking

Estas son algunas ventajas principales del hot desking:

Favorece el entorno colaborativo

El hot desking se basa en un modelo de trabajo rotativo, ya que el profesional se ubica en un espacio diferente cada día. Esto puede ser muy conveniente para fomentar el trabajo en equipo.

En algunas ocasiones será un gran recurso si, por ejemplo, dos o más profesionales trabajan conjuntamente en un mismo proyecto y ese o varios días es preferible estar juntos para mejorar el proceso productivo.

Ahorra costes a la empresa

Con el hot desking se evitan los espacios vacíos y se aprovechan recursos compartidos. Hay que tener en cuenta sobre todo que este modelo de trabajo se compagina normalmente con un método híbrido de asistencia. Por tanto, la empresa no tiene que invertir tanto en mobiliario y otros elementos, porque nunca se encuentra el 100% de la plantilla en la oficina.

Ofrece diversidad de espacios

Si la empresa aprovecha bien este sistema de trabajo, puede orientar la distribución de espacios a ambientes distintos, en los que fomentar la creatividad, la relajación, la concentración, etc.

La diversidad de espacios permite a los profesionales escoger aquél que considere más óptimo para el desarrollo de su trabajo o incluso de su estado de ánimo, consiguiendo una conciliación perfecta entre motivación profesional y situación personal.

Fomenta una mayor organización individual

Los espacios de trabajo reservados mediante hot desking deben estar siempre ordenados. Tanto para que el nuevo profesional que llegue tenga todo listo para trabajar, como para que el siguiente en reservar ese sitio lo encuentre igual.

Esto incentiva una disciplina favorable en cualquier tipo de trabajo y también ayuda a tener una oficina ordenada y estéticamente agradable.

Es compatible con otros modelos de trabajo

Como decimos, el hot desking es perfecto para integrarlo con un modelo híbrido, ya que permite a los profesionales que acuden presencialmente, reservar el espacio idóneo según sus necesidades.

Aplicable a distintos espacios de trabajo

El hot desking no se limita al espacio de trabajo individual. Puede ser perfectamente aplicable a salas de reuniones o incluso espacios colaborativos, para que todo un equipo profesional pueda trabajar en el mismo sitio.

Del hot desking también hay que tener en cuenta las desventajas que presenta:

No genera un vínculo tan fuerte entre profesional y empresa o los compañeros

La sensación de tener tu propio espacio de trabajo y estar casi siempre con los mismos profesionales se pierde con el hot desking.

Por tanto, la empresa debe hacer un esfuerzo extra en fomentar esa retención del trabajador y que se sienta igual de bien en un espacio reservado que en cualquier otro.

Puede afectar a la motivación profesional y a la productividad

Si no se trabaja en reforzar un ambiente creativo en los distintos espacios disponibles, al final puede llegar a afectar de forma negativa a la inspiración del profesional y a su productividad.

Integra Foot Analytics para optimizar la gestión de hot desking en tu empresa

La plataforma de  Foot Analytics analiza los patrones de uso de cada departamento o área para  optimizar el número de escritorio o puesto de trabajo necesario para cada espacio. la decisión  clave al pasar entornos flexibles,  es el ratio de compartición de escritorio (o sharing ratio), que es el resultado de dividir el número de escritorios disponibles por el número de empleados asignados. 

Pensemos en un ejemplo de una oficina en la que hay asignados 100 empleados y cada uno tiene un escritorio (100 escritorios). Lo que pasa a menudo en modelos de trabajo híbridos es que nunca coinciden los 100 empleados a la vez, por lo que la oficina siempre tiene espacios libres, ineficientes. Las empresas optan por reducir el nombre de posiciones (escritorios) y optimizar el espacio, tal vez reduciendo la superfície alquilada o tal vez destinando el espacio optimizado a otros usos más colaborativos (espacios de reunión informal, más salas,....). Un “sharing ratio” de 0,7 significa que hay disponibles 70 escritorios para 100 empelados por lo que la empresa tiene un 30% del espacio optimizable. 

Así que la pregunta clave és: cual es el “sharing ratio” óptimo, que garantiza que todo los empleados disponen de su espacio de trabajo cuando vienen  a la oficina pero que a la vez optimiza la eficiencia del espacio de trabajo.

El análisis del comportamiento de usuarios disponible con Foot Analytics te permitirá anticipar la demanda ydefinir el ratio óptimo no sólo de una oficina concreta, sinó de las plantas o zonas de  cada sede, en base a los patrones de presencia y recurrencia observados. Ganarás espacios desitnados a usos colaborativos, evitarás zonas desobladas y optimizarás el tiempo de uso de los espacios, todo ello para mejorar todo lo posible la experiencia de tus empleados cuando van a la oficina.

Algunas empresas optan para implantar herramientas hot desking para gestionar la demanda con reserva de espacios. Con Foot Analytics evitas la necesidad de disponer de apps de reserva, porqué conoces la cantidad de puestos y recursos que necesitas en cada espacio. De todas maneras, si deseas desplegar una herramienta de reserva, hay muchas apps de booking disponibles para aprovechar esta metodología de trabajo en tu empresa. Y lo mejor de todo es que todas  son compatibles con el software de Foot Analytics. ¡De hecho, ayuda a mejorar su efectividad!