¿Qué es Facility Management y por qué es crucial para las grandes empresas?
Facility Management es un término que hace referencia a la gestión de inmuebles y servicios. Para ser más concretos, representa el conjunto de procesos dentro de una organización para el mantenimiento y el desarrollo de los servicios apropiados, con los que mantener al más alto nivel posible las actividades dentro de ella y, en consecuencia, su competitividad, eficiencia y rentabilidad.
Con el paso de los años, el Facility Management se ha convertido en un recurso de alto valor para grandes empresas, que aprovechan este servicio profesional para la optimización de sus procesos internos, lo que al final deriva en una dinámica de menos gastos y mayor rentabilidad.
Aprovechar un servicio de Facility Management de alta calidad puede suponer para la empresa un ahorro de entre el 20% y el 30%, lo que claramente implica una ventaja económica y competitiva.
Esto no ha pasado desapercibido entre empresas locales europeas y multinacionales. El mercado de Facility Management en el continente alcanza los 360 mil millones de dólares en 2024 y la estimación para 2029 es que supere los 435 mil millones.
Cómo los Facility Managers pueden transformar espacios corporativos con la tecnología adecuada
Los facility managers, que es el cargo que se asocia a los profesionales especializados en este servicio, pueden mejorar considerablemente la gestión de los espacios corporativos, siempre que se cuente con la tecnología adecuada para ello.
Algunos de los servicios más importantes de Facility Management en grandes empresas pueden enmarcarse en los siguientes ámbitos:
- Distribución inteligente de los espacios disponibles, en base a los objetivos de cada área y las condiciones idóneas para el desarrollo del trabajo.
- Configuración flexible de cada espacio, para aprovechar de forma rápida y eficiente cada uno según se necesite.
- Integración de nuevas tecnologías sin suponer un cambio disruptivo en la dinámica empresarial.
- Optimización en términos de ergonomía, diseño, ventilación y todo lo que permita un mayor confort de empleados y clientes.
- Monitorización avanzada de uso y de consumo, pensando así tanto en la productividad como en la sostenibilidad y la eficiencia energética.
- Prevención de uso de los espacios y de los recursos disponibles, para evitar saturación o incluso falta de disponibilidad.
Tendencias en Facility Management para grandes empresas
Las tendencias en Facility Management actuales abarcan grandes áreas, con infinidad de aplicaciones especializadas y adaptadas a las necesidades de cada empresa:
Análisis de datos
Gracias al avance en Facility Management software, se obtiene una disponibilidad de la información de alto valor para analizar y sacar conclusiones, sobre las mejores estrategias de optimización de espacios y servicios.
La obtención de la información en tiempo real es crucial para entender la evolución de cada área y las necesidades que puede tener durante toda la jornada.
Sostenibilidad en el espacio de trabajo
El software de Facility Management también ha ayudado a incentivar la preocupación por aplicar los estándares ESG a la actividad profesional.
De esta forma, se puede desde analizar el consumo energético hasta calcular el impacto en la huella de carbono y, lo más importante de todo, identificar aquellas áreas en las que se puede mejorar.
Eficiencia energética
Los sistemas de monitorización de consumo y demanda de energía permiten una optimización clave en este sentido, que beneficia a la empresa en términos económicos, de eficiencia energética e incluso de bienestar para los empleados.
Mejora en la experiencia de los usuarios
La experiencia que un profesional obtiene durante el desarrollo de su trabajo en unas instalaciones corporativas depende de muchos factores. Es cometido del software de Facility Management analizar cada uno de ellos, encontrar posibilidades de mejora y tener capacidad para plantear soluciones inmediatas y efectivas cuando es necesario.
Mantenimiento basado en tecnologías avanzadas
La inversión en tecnologías avanzadas mantiene un ritmo acelerado, también en servicios de Facility Management. En este campo la inteligencia artificial, análisis de Big Data o el Internet de las Cosas (IoT), son imprescindibles para el mantenimiento y gestión de un edificio o de unas oficinas.
Con monitorización en tiempo real y capacidad de analizar datos masivos, el Facility Management ayuda a aprovechar un mantenimiento preventivo con el que reducir costes en el futuro y optimizar cualquier recurso de la empresa que pueda ser mejorado.
Software de facility management: Herramientas clave para grandes corporaciones
El sector de facility management y el desarrollo de software avanzado mantienen un vínculo inseparable. Ambos impulsan su mutuo crecimiento y logran un servicio cada vez más efectivo.
Algunas de las herramientas clave que debe garantizar un software para facility management de alta calidad son las siguientes:
- Monitorización en tiempo real.
- Análisis predictivos de la capacidad de mejora.
- Ratio de optimización.
- Simulación de los resultados que pueden obtenerse.
- Cuantificación del retorno de la inversión y los costes que se ahorran.
- Análisis comparativos de espacios y recursos.
- Patrones de uso detallados.
- Análisis de rutinas y experiencia de los usuarios.
- Vinculación con tecnología app para dispositivos móviles.
- Seguridad en el acceso a datos.
- Capacidad de gestión inmediata ante emergencias.
Casos de éxito: Grandes empresas que han revolucionado su gestión de espacios con software específico
iKnos Corporate, plataforma de Foot Analytics que, entre otras funciones, ayuda a la gestión de facilities, se aplica en más de 200.000 metros cuadrados de operaciones, aportando con ello una nueva dimensión a la analítica de espacios, con el fin de ayudar a nuestros clientes a mejorar su adaptación y gestión en un entorno cambiante.
La Generalitat de Catalunya, Astara, Cuatrecasas, Applus, Acciona, Inditex o Banco Sabadell son algunos de los casos de éxito que atesoramos con iKnos Corporate.
En concreto, para el Banco Sabadell se participa actualmente en un proyecto de transformación iniciado en 2023, que entre sus objetivos plantea crear entornos de trabajo que favorezcan la flexibilidad y la colaboración entre los empleados.
Desde marzo de 2023, Foot Analytics ha realizado la medición en todo momento del uso y ocupación de la sede corporativa de Sant Cugat (CBS). Un total de 47.000 metros cuadrados construidos, en los que más de 2.000 puestos de trabajo se reparten en 21.000 metros cuadrados de superficie útil.
El análisis del espacio de trabajo y los patrones de uso, permitieron trazar estrategias con un potencial de optimización de más de 3.000 empleados (eran 1.800 profesionales al inicio del proyecto) y optimizar la capacidad del edificio, que no superaba el 70%.
Tras un año de trabajo en este proyecto, que se mantiene aún en marcha, Francesc Pagès, Director de Gestión de Espacios, explicó que “Foot Analytics nos ha aportado seguridad y confianza, tanto en la fase previa de toma de decisiones en la transformación de los espacios, como después de ella, aportando información de ocupación a tiempo real de los espacios y disponibilidad de las salas, que permiten un uso dinámico de los espacios y mejorando su eficiencia”.
Respecto a la tecnología en el proyecto de Facility Management de Banco Sabadell, se ha aprovechado para la sensórica de los espacios colaborativos sensores de presencia del fabricante Ubiqisense (partner de Foot Analytics).
Además, Foot Analytics integra en su plataforma iKnos Corporate 100% cloud y GDPR compliance tanto la señalización Wi-Fi como los datos de ocupación de Ubiqisense para generar los KPIs de ocupación y uso.