Gestión eficaz de la ocupación en espacios colaborativos en empresas
Los espacios colaborativos mantienen un claro crecimiento en el nuevo diseño de espacios corporativos, impulsando con ello las sinergias entre colaboradores y la productividad en el puesto de trabajo, pero también suponen nuevos retos que requieren innovadoras medidas de gestión.
Retos comunes en la gestión de los espacios colaborativos
La consolidación de los espacios colaborativos ha puesto sobre la mesa retos, algunos de ellos de reciente aparición, que hacen más compleja (pero necesaria) una óptima gestión:
- La adaptación de cada área disponible para distintos tipos de trabajo.
- La presencia de espacios para diferentes usos profesionales (tranquilos para fomentar la concentración, comunes para impulsar la creatividad, etc.)
- La búsqueda de un equilibrio óptimo entre espacios colaborativos y puestos de trabajo individual.
- Los recursos compartidos (desde fotocopiadoras hasta salas de reuniones o áreas de descanso), en cuanto a que estén tanto disponibles en buen estado como la organización de su uso.
- La limpieza y el mantenimiento de las instalaciones, en función del uso del espacio.
- La seguridad para diferentes empresas (control de acceso, vigilancia) acorde a las necesidades de cada una.
Uso de tecnología para monitorear la ocupación en tiempo real
Ante nuevos retos surgen nuevas soluciones, en las que las tecnologías avanzadas se presentan como el mejor aliado.
Los gestores de espacios se enfrentan, además, a un desafío de adaptación constante, ante los cambios en la demanda y los patrones de ocupación en continua transformación.
El hecho de que las formas de trabajo sean cada vez más flexibles, presenta también más variabilidad y ocupaciones menos predecibles.
Por tanto, una medición en tiempo real nos permite tomar decisiones basadas en datos para la gestión óptima del espacio colaborativo.
Nos permite medir de forma continua y automatizada el espacio que sea de nuestro interés, para garantizar una experiencia excelente de los usuarios.
Beneficios de la integración de sistemas inteligentes
La información en tiempo real en lo referente al espacio de trabajo colaborativo implica aprovechar sensores de medición y una conexión constante a la plataforma en la nube, para medir la ocupación real y comunicar el estado de cada sala o área.
Este trabajo de monitorización y medición en tiempo real para cada espacio mejora en un 20% la disponibilidad de salas.
Los usuarios pueden ver con la plataforma de Foot Analytics qué sala está disponible, cuál está ocupada o incluso cuál tiene una reserva asociada en menos de 30 minutos (entre otras opciones de medición).
Con esta precisión de gestión a tiempo real, es posible liberar, por ejemplo, salas reservadas pero no ocupadas y ofrecer información sobre la disponibilidad inmediata de aquellos espacios colaborativos que estén más cercanos.
Software y herramientas de gestión de salas colaborativas para empleados
La plataforma iKnos de Foot Analytics brinda la oportunidad de seleccionar entre múltiples y valiosos KPIs que permitan una gestión del espacio colaborativo según las necesidades de cada cliente.
Esta herramienta de gestión permite obtener datos de densidad, utilización media, pico de ocupación, recurrencia y muchos más factores, para una gestión global completa del espacio colaborativo.
Con el conocimiento del uso real de los espacios, es posible tomar decisiones seguras sobre su gestión y explotación y optimizar servicios como los siguientes:
- Reservar espacios con validación de presencia.
- Identificar la ocupación en tiempo real de áreas comunes como el comedor y predecir incluso los próximos minutos.
- Planificar la limpieza y el mantenimiento de los espacios de forma dinámica, en función del uso.
- Optimizar el consumo de energía y conseguir beneficios en cuanto a ahorro y eficiencia energética, por ejemplo, con la habilitación o cierre de espacios según el patrón de uso previsto.
Tendencias emergentes en la gestión de espacios de trabajo
Por descontado, el uso de espacios colaborativos va a seguir evolucionando y algunas tendencias emergentes nos dan un aviso de los próximos cambios que se van a producir, algunos de ellos ya presentes en empresas de diversa tipología:
- Flexibilidad laboral: los nuevos modelos de trabajo híbridos y de flexibilidad cambiante, suponen un reto creciente en la gestión de espacios que hace aún más importante y necesaria la medición en tiempo real.
- Sostenibilidad: el factor sostenible cobra cada vez más peso para todas las empresas y la gestión del espacio colaborativo debe ir en tendencia hacia la mayor eficiencia energética posible.
- Tecnología avanzada: la presencia de asistentes virtuales e incluso de sistemas con Inteligencia Artificial, implican un nuevo uso del espacio disponible (más en cuanto a recursos tecnológicos que a espacio físico).
- Espacios colaborativos virtuales: impulsados tanto por el trabajo remoto como por la conexión con empresas y profesionales de todo el mundo, que implica la necesidad de una conexión constante (mucha veces por videollamada o videoconferencia) y, por tanto, de un espacio adaptado a los requerimientos tecnológicos y de privacidad necesarios.
