Gestió eficaç de l’ocupació en espais col·laboratius a empreses
Els espais col·laboratius mantenen un creixement clar en el nou disseny d'espais corporatius, impulsant amb això les sinergies entre col·laboradors i la productivitat en el lloc de treball, però també suposen nous reptes que requereixen innovadores mesures de gestió.
Reptes comuns en la gestió dels espais col·laboratius
La consolidació dels espais col·laboratius ha posat sobre la taula reptes, alguns de recent aparició , que fan més complexa (però necessària) una òptima gestió:
- L'adaptació de cada àrea disponible per a diferents tipus de feina.
- La presència despais per a diferents usos professionals (tranquils per fomentar la concentració, comuns per impulsar la creativitat, etc.)
- La cerca d'un equilibri òptim entre espais col·laboratius i llocs de treball individual.
- Els recursos compartits (des de fotocopiadores fins a sales de reunions o àrees de descans), pel fet que estiguin tant disponibles en bon estat com l'organització del seu ús.
- La neteja i el manteniment de les instal·lacions, en funció de lús de lespai.
- La seguretat per a diferents empreses (control d'accés, vigilància) d'acord amb les necessitats de cadascuna.
Ús de tecnologia per monitoritzar l'ocupació en temps real
Davant de nous reptes sorgeixen noves solucions, en què les tecnologies avançades es presenten com el millor aliat. Els gestors d'espais s'enfronten, a més, a un repte d'adaptació constant davant els canvis en la demanda i els patrons d'ocupació en transformació contínua. El fet que les formes de treball siguin cada vegada més flexibles, presenta també més variabilitat i ocupacions menys predictibles. Per tant, una mètrica a temps real ens permet prendre decisions basades en dades per a la gestió òptima de l'espai col·laboratiu. Ens permet mesurar de forma contínua i automatitzada l'espai que sigui del nostre interès, per garantir una excel·lent experiència dels usuaris.
Beneficis de la integració de sistemes intel·ligents
La informació en temps real pel que fa a l'espai de treball col·laboratiu implica aprofitar sensors de mesura i una connexió constant a la plataforma al núvol, per mesurar l'ocupació real i comunicar l'estat de cada sala o àrea. Aquest treball de monitorització i mesura en temps real per a cada espai millora en un 20% la disponibilitat de sales . Els usuaris poden veure amb la plataforma de Foot Analytics quina sala està disponible, quina està ocupada o fins i tot quina té una reserva associada en menys de 30 minuts (entre altres opcions de mesura). Amb aquesta precisió de gestió a temps real , és possible alliberar, per exemple, sales reservades però no ocupades i oferir informació sobre la disponibilitat immediata dels espais col·laboratius que estiguin més propers.
Programari i eines de gestió de sales col·laboratives per a empleats
La plataforma iKnos de Foot Analytics ofereix l'oportunitat de seleccionar entre múltiples i valuosos KPI que permetin una gestió de l'espai col·laboratiu segons les necessitats de cada client. Aquesta eina de gestió permet obtenir dades de densitat, utilització mitjana, pic docupació, recurrència i molts més factors, per a una gestió global completa de lespai col·laboratiu. Amb el coneixement de l'ús real dels espais , és possible prendre decisions segures sobre la seva gestió i explotació i optimitzar serveis com els següents:
- Reservar espais amb validació de presència.
- Identificar l'ocupació en temps real d'àrees comunes com el menjador i predir fins i tot els propers minuts.
- Planificar la neteja i el manteniment dels espais de manera dinàmica, segons l'ús.
- Optimitzar el consum d'energia i aconseguir beneficis quant a estalvi i eficiència energètica, per exemple, amb l'habilitació o el tancament d'espais segons el patró d'ús previst.
Tendències emergents en la gestió despais de treball
Per descomptat, l'ús d'espais col·laboratius continuarà evolucionant i algunes tendències emergents ens donen un avís dels propers canvis que es produiran, alguns ja presents en empreses de tipologia diversa:
- Flexibilitat laboral: els nous models de treball híbrids i de flexibilitat canviant suposen un repte creixent en la gestió d'espais que fa encara més important i necessari el mesurament en temps real.
- Sostenibilitat: el factor sostenible cobra cada cop més pes per a totes les empreses i la gestió de l'espai col·laboratiu ha d'anar en tendència cap a la màxima eficiència energètica possible.
- Tecnologia avançada: la presència d'assistents virtuals i fins i tot de sistemes amb Intel·ligència Artificial impliquen un nou ús de l'espai disponible (més quant a recursos tecnològics que a espai físic).
- Espais col·laboratius virtuals: impulsats tant pel treball remot com per la connexió amb empreses i professionals de tot el món, que implica la necessitat d'una connexió constant (moltes vegades per videotrucada o videoconferència) i, per tant, d'un espai adaptat als requeriments tecnològics i de privadesa necessaris.