Estableciendo el espacio mínimo por trabajador
Garantizar un espacio mínimo por trabajador es algo que beneficia al empleado, a la empresa e incluso está relacionado con un desarrollo del trabajo más eficiente y sostenible.
Hay muchas estrategias con las que optimizar el espacio libre por trabajador, entre ellas desde Foot Analytics aconsejamos aprovechar tecnología avanzada.
Te contamos a continuación cómo el software puede convertirse en el aliado estratégico ideal para la gestión y optimización del espacio en tu empresa:
La importancia del espacio libre en el lugar de trabajo y cómo optimizarlo
En primer lugar es importante tener clara la importancia de garantizar un espacio mínimo por trabajador. Estos son algunos aspectos clave a considerar:
- Aumenta la productividad de los empleados, su creatividad y su motivación a la hora de hacer su trabajo.
- Incentiva la felicidad laboral, dado que permite contar con un espacio óptimo para su desempeño y es bien recibido por el profesional.
- Es relevante por los beneficios físicos y mentales que proporciona al empleado, tanto por el espacio óptimo que requiere para un trabajo cómodo y ergonómico, como también porque ayudará a reducir los niveles de estrés y ansiedad.
- Para la empresa optimizar el espacio libre en el lugar de trabajo implica aprovechar de la mejor manera posible las instalaciones, lo que siempre repercute en ahorro de costes.
- El aumento de la productividad trae implícito una mejora en la competitividad de la empresa y un incremento potencial de su rentabilidad.
- Fomenta también la atracción y retención de talento profesional.
Normas de espacio mínimo en oficinas: Cómo el software puede ser un aliado estratégico
En España existe una normativa acerca del espacio mínimo en el puesto de trabajo. Es la relativa al Real Decreto 486/1997, de 14 de abril. El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT), dependiente del Ministerio de Empleo y Seguridad Social, es el responsable de garantizar que se cumple.
Esta normativa acerca del espacio mínimo en el puesto de trabajo indica lo siguiente:
- La altura libre debe ser de 3 metros, reducibles a 2,5 metros en locales comerciales, oficinas, despachos y servicios.
- La superficie libre en planta debe calcularse a una relación de 2 metros cuadrados por empleado.
- El volumen de espacio libre debe ser de al menos 10 metros cúbicos no ocupados por empleado.
Estas indicaciones han fomentado investigaciones acerca de cuál es el espacio mínimo por trabajador ideal y las conclusiones barajan aproximadamente que cada profesional cuente con 14 metros cuadrados de oficina. Pero este indicador, hacer referencia a espacio necesario por trabajador presente en la oficina, pero en un modelo de trabajo flexible en el que los empleados, en media, tienen una presencialidad menor al 60%, como identificar el espacio necesario en cada oficina, o en cada planta de la oficina,
Este cálculo no es sencillo de aplicar, sobre todo si hablamos de grandes oficinas. Por ese motivo, en Foot Analytics ponemos a disposición de los clientes software avanzado, que puede realizar estudios y análisis para definir patrones, predecir comportamientos y dimensionar las oficinas en base a las necesidades reales de los empleados.
Calculando el espacio mínimo requerido por puesto de trabajo
Para calcular el espacio mínimo por persona en oficina, se aprovecha el KPI Scaling Factor, en base a nuestra plataforma de Aprendizaje Automático.
Con ella se simula la dimensión idónea para cada espacio, en base a los patrones de uso de los empleados, siguiendo este proceso:
- En primer lugar se mide el patrón histórico de ocupación de cada espacio, tanto diariamente como cada hora.
- A continuación relacionamos este valor con la capacidad existente, es decir, las posiciones disponibles en ese espacio.
- Realizamos una simulación de la capacidad de optimización del espacio, que nos indica el ratio óptimo de compartición de escritorio sin que se produzca una saturación.
- Con esta información, la plataforma define de una manera segura y sin riesgo a saturar, cuántas posiciones se desea reducir o cuántos nuevos profesionales es posible asignar al espacio.
- Con este escenario propuesto es posible observar simulaciones y ajustar la configuración, para lograr tener el espacio mínimo por trabajador perfecto.
Optimización del espacio de trabajo por persona usando tecnología avanzada
La tecnología avanzada de Foot Analytics permite obtener esta información en tiempo real, pero sobre todo ayuda a optimizar el espacio mínimo por trabajador en oficinas, para obtener el máximo rendimiento posible:
- El sistema permite la gestión de espacios diferenciando la combinación de escritorios y zonas colaborativas, en base a las dimensiones óptimas para cada tipología.
- Los patrones de uso de cada departamento o área permiten crear las sinergias de trabajo que mejor encajan con el espacio disponible.
- La plataforma permite conocer el comportamiento de los usuarios y anticiparse a ellos, en relación a qué espacios y servicios se prevé que sean más demandados, qué salas son las que están más disponibles, los horarios de operación, etc.
- Por último, es posible obtener información sobre la experiencia de los empleados en busca de una posible optimización. El sistema compara indicadores como la densidad por metro cuadrado, el uso del espacio y el tiempo disponible, el tiempo de saturación y mucho más, para tomar las mejores decisiones en esta gestión.
