Establir l’espai mínim per treballador

Garantir un espai mínim per treballador és una qüestió que beneficia l’empleat i l’empresa i fins i tot està relacionada amb un desenvolupament més eficient i sostenible del treball.

Hi ha moltes estratègies per a optimitzar l’espai lliure per treballador; en aquest sentit, des de Foot Analytics aconsellem aprofitar la tecnologia avançada.

Tot seguit t’expliquem de quina manera el programari pot esdevenir l’aliat estratègic ideal per a la gestió i l’optimització de l’espai a la teva empresa:

La importància de l’espai lliure al lloc de treball i com es pot optimitzar

En primer lloc, és important tenir clara la importància de garantir un espai mínim per treballador. Aquests són alguns aspectes clau que cal considerar:

• Augmenta la productivitat dels empleats, la creativitat i la motivació a l’hora de fer la seva feina.
• Incentiva la felicitat laboral, ja que permet tenir un espai òptim per al seu exercici i és ben rebut pel professional.
• És rellevant pels beneficis físics i mentals que proporciona a l’empleat, tant per l’espai òptim que requereix per a un treball còmode i ergonòmic com perquè ajuda a reduir els nivells d’estrès i ansietat.
• Per a l’empresa, optimitzar l’espai lliure al lloc de treball implica aprofitar les instal·lacions de la millor manera possible, i això sempre repercuteix en un estalvi de costos.
• L’augment de la productivitat comporta una millora en la competitivitat de l’empresa i un increment potencial de la rendibilitat.
• També fomenta l’atracció i la retenció de talent professional.

Normes d’espai mínim a les oficines: de quina manera el programari pot ser un aliat estratègic

A Espanya hi ha una normativa sobre l’espai mínim al lloc de treball. És la relativa al Reial decret 486/1997, de 14 d’abril. L’Institut Nacional de Seguretat i Higiene en el Treball (INSHT), que depèn del Ministeri d’Ocupació i Seguretat Social, és el responsable de garantir que es compleixi.

Aquesta normativa sobre l’espai mínim al lloc de treball indica el següent:

• L’altura lliure ha de ser de 3 metres, reductibles a 2,5 metres en locals comercials, oficines, despatxos i serveis.
• La superfície lliure en planta s’ha de calcular segons una relació de 2 metres quadrats per empleat.
• El volum d’espai lliure ha de ser d’un mínim de 10 metres cúbics no ocupats per empleat.

Aquestes indicacions han fomentat recerques sobre quin és l’espai mínim per treballador ideal i les conclusions estableixen que cada professional disposi, aproximadament, de 14 metres quadrats d’oficina. És a dir que, per a una feina òptima, el millor és que cada empleat tingui entre 3 i 4 metres quadrats.

Aquest càlcul no és senzill d’aplicar, sobretot si parlem de grans oficines. Per aquest motiu, a Foot Analytics posem a disposició dels clients un programari avançat que pot efectuar estudis i anàlisis en temps real per obtenir la informació necessària per a aplicar unes accions efectives.

Calcular l’espai mínim requerit per lloc de treball

Per calcular l’espai mínim per persona a l’oficina, s’aprofita el KPI Scaling Factor, a partir de la nostra plataforma d’aprenentatge automàtic.

Amb aquesta eina se simula la dimensió ideal per a cada espai, segons els patrons d’ús dels empleats, seguint aquest procés:

1. En primer lloc, es mesura el patró històric d’ocupació de cada espai, tant diàriament com per hora.
2. Tot seguit relacionem aquest valor amb la capacitat existent; és a dir, les posicions disponibles en aquest espai.
3. Fem una simulació de la capacitat d’optimització de l’espai, que ens indica la ràtio òptima de compartició d’escriptori sense que hi hagi una saturació.
4. Amb aquesta informació, la plataforma defineix d’una manera segura i sense risc de saturar quantes posicions es volen reduir o quants professionals nous es poden assignar a l’espai.
5. Amb aquest escenari proposat, podem observar simulacions i ajustar-ne la configuració, per aconseguir tenir l’espai mínim perfecte per treballador.

Optimització de l’espai de treball per persona fent servir tecnologia avançada

La tecnologia avançada de Foot Analytics permet obtenir aquesta informació en temps real, però sobretot ajuda a optimitzar l’espai mínim per treballador en oficines, a fi d’obtenir el màxim rendiment possible:

• El sistema permet gestionar els espais diferenciant la combinació d’escriptoris i zones col·laboratives, a partir de les dimensions òptimes per a cada tipologia.
• Els patrons d’ús de cada departament o àrea permeten crear les sinergies de treball que encaixen més bé amb l’espai disponible.
• La plataforma permet conèixer el comportament dels usuaris i anticipar-s’hi, en relació amb els espais i els serveis que es preveu que tindran més demanda, les sales que estan més disponibles, els horaris d’operació, etc.
• Per acabar, es pot obtenir informació sobre l’experiència dels empleats per buscar una possible optimització. El sistema compara indicadors com la densitat per metre quadrat, l’ús de l’espai i el temps disponible, el temps de saturació i molt més, a fi de prendre les millors decisions en aquesta gestió.