¿Qué es el trabajo flexible?
El trabajo flexible es una de las modalidades que se está asentando con más fuerza en las empresas actuales y que deriva del propio auge que disfruta el trabajo híbrido.
Si el trabajo híbrido es aquél en el que los empleados combinan el trabajo en la oficina con el trabajo remoto, podemos identificar como trabajo flexible una variante o extensión de este modelo, en el que los empleados tienen la libertad de elegir los días que optan por cada opción (trabajo presencial o remoto) en función de la actividad que realizarán.
Con estas características, el trabajo flexible conlleva una parte de libertad de elección, aunque pueda tener unas pautas definidas (como la necesidad de cumplir con un porcentaje mínimo de trabajo presencial).
La implantación del trabajo flexible, en el que la elección de presencialidad diaria no viene fijada por el día de la semana sino que la define el empleado, provoca que la ocupación de los espacios dependa de elementos más variables y menos predecibles.
Objetivos del modelo de trabajo flexible
¿Cómo afrontar la gestión de un modelo con estas características? Los responsables de esta tarea (space manager), deben implementar un entorno de trabajo flexible bajo 3 grandes objetivos:
- Experiencia del empleado: garantizar al trabajador que tiene la mejor experiencia cuando está en la oficina, que tiene su espacio bien asignado, que podrá disponer de espacios colaborativos, etc.
- Espacio eficiente: que el espacio esté dimensionado de forma adecuada para la demanda de sus empleados, es decir, encontrar el espacio necesario (ni más ni menos) y optimizado a las funciones a desarrollar. Este factor es más decisivo aún si tenemos en cuenta que el espacio de trabajo en una empresa es la segunda partida más importante después de los salarios.
- Operación sostenible: en base a optimizar la iluminación, la climatización o la calefacción (entre otros sistemas) para operar con criterios de sostenibilidad y basados en el uso y presencia de los espacios.
Preguntas frecuentes sobre el modelo de trabajo flexible
La personalización es clave en la gestión de espacios y en el trabajo flexible es importante que el space manager se plantee algunas cuestiones importantes sobre las que trabajar.
En primer lugar, debe valorar el número de escritorios por empleado requerido, para garantizar que siempre hay escritorios disponibles, al mismo tiempo que se consigue optimizar todo lo posible el dimensionamiento del espacio.
También se deben identificar las necesidades de forma diferenciada por los espacios de un edificio. Por ejemplo, ¿cómo es este ratio de compartición en cada una de las plantas o zonas de la oficina?, ¿hay suficientes espacios colaborativos en cada planta?, ¿están bien dimensionados?
Todo ello sin olvidar los objetivos de sostenibilidad. Es necesario trazar una estrategia con la que optimizar el clima del edificio, teniendo en cuenta la presencia de gente en cada espacio.
¿Cómo responder a estas cuestiones y encontrar la mejor estrategia posible? Podemos conseguir una gestión del espacio óptima, también en entornos de trabajo flexibles, si contamos con sistemas analíticos que nos ayuden a entender los patrones de comportamientos y así dimensionar adecuadamente los espacios
Trabajo flexible y ocupación de espacios: KPIs de Foot Analytics
Los KPIs de analítica de espacios corporativos de Foot Analytics permiten entender cómo los usuarios utilizan el espacio y tomar las decisiones oportunas para una perfecta gestión.
Con ellos podemos entender los patrones de presencia para dimensionar el ratio de escritorios óptimo, no solo en cada oficina de forma general, sino también en cada planta o espacio concreto, ya que lo habitual es que los profesionales de cada área y departamento presenten comportamientos distintos.
Gracias a los datos de ocupación y nuestros sistema de simulaciones, podrás entender cuál es el sharing ratio real y también podrás simular diferentes escenarios de reorganización.
Con Foot Analytics también puedes dimensionar cada espacio, identificar el número de espacios colaborativos necesarios y sus dimensiones (espacios abiertos, salas pequeñas, medianas), gracias a KPIs como el número de personas por reunión y la saturación de salas de una zona concreta, entre otros.
A todo ello puedes sumar también la ventaja de combinar patrones históricos con datos a tiempo real, para predecir patrones que permitan optimizar las operaciones de clima del edificio. Así garantizas confort pero solo en los espacios necesarios, que están siendo o van a ser ocupados, gracias a nuestras integraciones y sistemas de reporting.
Todo ello lo hacemos sin sensórica, conectando el sistema a la red Wi-Fi ya desplegada (somos partners de CISCO, ARUBA y MERAKI). Gracias a ello podemos conectar todo un edificio en minutos y de forma totalmente “compliance”, es decir, respetando las directrices actuales del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
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