De la reserva a la experiencia espontánea. ¿Por qué el futuro del workplace se basa en datos?

El lugar de trabajo ya no se define por escritorios asignados ni por ratios fijos de salas por empleado. Hoy, las oficinas deben ser entornos vivos, flexibles y centrados en la experiencia real de quienes las habitan. Y esa experiencia no se construye compitiendo para reservar escritorios, salas de reuniones o plazas de parking con días de antelación, sino con la posibilidad de disponer del espacio adecuado, en el momento justo. 

Confiar únicamente en sistemas de reservas anticipadas genera fricción, ineficiencias y frustraciones. La clave está en entender cómo se comportan los usuarios y cómo se utilizan los espacios. Para ello, es imprescindible contar con datos en tiempo real y herramientas analíticas que permitan entender los patrones de uso, prever picos de demanda y tomar decisiones informadas sobre la configuración y distribución del espacio. 

¿Qué es una buena experiencia en la oficina? 

No se trata solo de tener un desk reservado. Se trata de saber que, cuando llegue a la oficina encontraré un espacio tranquilo donde concentrarme, podré hacer una videollamada sin molestar ni ser molestado, tendré la posibilidad de colaborar de forma espontánea con mi equipo o que, a la hora de comer, evitaré colas sin tener que ceñirme a un turno rígido.

Esa experiencia solo es posible si la oferta de espacios está alineada con la demanda real y cambiante de los empleados. Y eso no se consigue con estimaciones ni reservas planificadas, sino con una visión basada en datos y en tiempo real. 

La ocupación total no es Saturación 

Imaginemos un edificio de cinco plantas con 25 salas reservables distribuidas equitativamente (5 por planta).  

A nivel global, puede que nunca se ocupen todas a la vez, pero si analizamos por planta, descubrimos que en la planta 4 hay más de 10 horas semanales en las que todas sus salas están siendo utilizadas a la vez.  

Esto significa que, el 25% del tiempo, cualquier usuario de la planta 4 que necesite una reunión presencial o un espacio para colaborar no tendrá acceso, aunque la ocupación de la planta 4 no supera el 70% y que hay salas libres en otras plantas. 

Este tipo de saturación localizada deteriora la experiencia del empleado, y lo que es peor: puede pasar desapercibida si solo se analizan métricas globales de ocupación (salas del edificio) o el indicador erróneo (un 30% de los escritorios están disponibles). Por eso es fundamental contar con analítica avanzada, que permita analizar los recursos de forma jerárquica y funcional, detectando estas ineficiencias ocultas. 

Además, la posibilidad de segmentar los recursos por tipo —salas grandes, pequeñas, phonebooths, open spaces, etc.— permite diseñar un mix de espacios ajustado a los patrones reales de uso. No se trata de tener muchas salas, sino de tener las adecuadas, en la cantidad correcta y en el lugar correcto. 

Del dato al diseño dinámico del espacio

Contar con datos detallados y actualizados permite a los responsables de workplace: 

• Calcular ratios óptimos de escritorios por empleado según patrones reales de asistencia. 

• Monitorizar el uso y eficiencia de cada tipo de espacio. 

• Identificar saturaciones por planta, zona o categoría de recurso. 

• Anticiparse a picos de uso con modelos de predicción en tiempo real. 

Esto permite rediseñar espacios, adaptar recursos, redistribuir usos y equilibrar mejor la experiencia en todas las plantas del edificio.

La experiencia del empleado no se reserva, se vive 

El workplace del futuro no se construye sobre la base de “tener sitio” donde sentarse, sino sobre la confianza de encontrar el entorno que necesito para trabajar bien. Esto requiere una gestión activa y continua, informada por datos y centrada en las personas.

Porque no se trata de tener más espacio, sino del espacio adecuado, en el momento adecuado. 

Cómo Foot Analytics te ayuda en la gestión de espacios corporativos 

En Foot Analytics ofrecemos desde hace más de 10 años servicios relacionados con el análisis de ocupación y del comportamiento de las personas, mediante soluciones como la señalización de dispositivos en redes WiFi. 

En lugar de limitar nuestra estrategia a una única solución, integramos datos de múltiples fuentes como sensores ópticos, badge data o sensores IoT. Así damos una visión global de todo el edificio. 

Gracias a estas ventajas, podemos conectarnos a un edificio en tan solo unos minutos de una manera eficiente, cómoda y segura, ya que además cumplimos totalmente el Reglamento General de Protección de Datos.  

Nuestro producto no sólo permite entender el uso del espacio, sino también proporcionar a los empleados y visitantes una mejor experiencia en las oficinas, al informar a tiempo real de la disponibilidad de las salas más cercanas sin necesidad de reserva.  

Todo ello, disponible en diferentes canales: app, web, intranet o pantallas informativas, dónde los usuarios pueden filtrar, buscar y encontrar el espacio adecuado. 

La mejor forma de descubrir las ventajas de Foot Analytics es probando una demo en el edificio que te interesa gestionar. Contacta con nosotros y reserva ahora tu prueba o solicita información sobre cualquier consulta que quieras hacernos.