BOOKINGLESS: tu piloto automático IA para la colaboración sin reservas
El trabajo híbrido ha cambiado la forma en que nos relacionamos en la oficina: hoy, la experiencia de trabajo presencial es más colaborativa y la demanda de salas y zonas informales crece sin parar. Y muy a menudo, las mejores conversaciones suceden de forma espontánea, sin reservas con días o semanas de antelación.
Garantizar la disponibilidad de espacios colaborativos —planificados o no— sin perder eficiencia ni productividad es complejo. En Foot Analytics monitorizamos cientos de salas en distintos clientes y vemos patrones que se repiten:
- 33% del tiempo reservado: las salas están vacías (se reservan y no se usan o el bloqueo dura más que el uso real del espacio).
- Cuando sí se usan, la ocupación media efectiva es <40% (de media, el +60% de las sillas están vacías).
Cada vez más Office Managers declaran NO RESERVABLES muchos de sus espacios colaborativos (si no todos) para fomentar la espontaneidad y evitar las reservas fantasmas. Pero eso solo funciona si existe suficiente oferta de espacios y, sobre todo, una gestión inteligente de los mismos .
En este artículo, compartimos un caso de uso concreto de cómo los agentes de IA pueden optimizar la gestión de espacios y, a la vez, la experiencia del empleado.
1. El contexto ha cambiado
Un whitepaper reciente de Steelcase anunciaba tres macrotendencias que están redefiniendo la oficina: IA, nuevo rol del espacio y sostenibilidad. El estudio arroja un montón de indicadores; recogemos dos alineados con el contenido de este artículo:
- El 56% de las reuniones son híbridas. Esto incrementa la complejidad operativa: proliferan llamadas de 1 persona que exigen privacidad, aumentan las reuniones pequeñas y la necesidad de salas con AV fiable. Cuando no hay cabinas libres, mucha gente termina ocupando salas grandes para una sola call, lo que reduce la disponibilidad real para colaborar.
- 75% de los empleados utiliza IA en su trabajo. El prompt se ha consolidado como una interfaz corporativa para automatizar procesos internos, redactar, traducir, disparar acciones y optimizar tiempos.
Conclusión práctica: si el usuario ya consulta a su asistente de forma cuotidiana, aprovechemos ese mismo flujo para gestionar la búsqueda y el bloqueo inteligente del espacio óptimo en función de sus necesidades de colaboración.2. El papel de los sistemas BACS en la nueva normativa
2. La visión de Foot Analytics: smart NO booking
En Foot Analytics hemos replanteado la gestión de estos recursos con iKnos y nuestro asistente Peakasso (AI):
- Detección en tiempo real de la ocupación y la disponibilidad de todas las tipologías de espacio (salas, cabinas, áreas informales).
- Orquestación con agentes de IA que conocen el inventario corporativo (plantas, capacidades, equipamiento, reglas internas) y conversan con tus asistentes (Copilot, ChatGPT Enterprise, Claude Team…) vía A2A/MCP.
- Recomendación y asignación automática del espacio óptimo según la capacidad, los recursos necesarios, la proximidad, las políticas,...
- Microasignaciones inteligentes (sin fricción de calendario) para llamadas o encuentros cortos que evitan reservas largas y reservas fantasma.
- Prevención de la saturación: equilibrio entre la demanda y la priorización de los espacios colaborativos para usos realmente colaborativos.
- Analítica accionable para dimensionar la oferta, mejorar la experiencia.
3. Un Flujo Real
“Necesito una reunión de 4 personas con sistema AV.”
El usuario se lo pide a su asistente corporativo. Ese asistente habla con los agentes de iKnos, que en segundos asignan el espacio óptimo más cercano y, cuando procede, realizan un bloqueo inteligente y temporal. Todo sin el drama de las reservas tradicionales.
Impacto:
- Incremento en el uso real de los espacios.
- Mayor disponibilidad al hacer un uso eficiente de los espacios.
- Mejor productividad, accediendo al recurso óptimo de forma inmediata
Mayor ROI dimensionando el número de espacios con las capacidades óptimas para cada entorno
4. Conclusión
